Автоматическая запись клиентов: ИИ-агент ведёт расписание и сверяется с вашим календарём

Клиент пишет в девять вечера: «Можно на неделе созвониться, обсудить проект?» Менеджер увидит сообщение утром и ответит «Конечно, когда вам удобно?». Клиент ответит после обеда: «Давайте в четверг». Менеджер напишет: «В четверг всё занято, может, пятница в 11?». К пятнице разговор, ради которого человек вообще написал, уже состоялся у того, кто предложил время первым.

Автоматическая запись клиентов убирает эту переписку целиком. Клиент видит свободные окна, выбирает удобное, система ставит встречу в расписание, присылает приглашение в календарь и напоминает о ней заранее. В Clora это делает ИИ-агент прямо в диалоге: в чате на сайте, в Telegram, MAX, на Авито или в почте, там же, где человек задал вопрос.

Новое в обновлении: для записи больше не нужна внешняя система вроде YCLIENTS. Расписание вы задаёте в Clora, а агент сверяет его с вашим Яндекс, Google или Mail.ru календарём и не предлагает время, в которое вы уже заняты. Ниже разбираем, как это устроено, кому подходит и где у функции границы.

Что такое автоматическая запись клиентов

Автоматическая запись клиентов это способ назначать встречи без участия менеджера: свободное время считает система по вашему расписанию, клиент выбирает окно, запись появляется в календаре, обе стороны получают подтверждение и напоминание.

Привычный вариант такой записи это виджет или форма на сайте. Он работает, когда человек уже решил записаться и сам нашёл кнопку. Но большая часть разговоров начинается с вопроса, а не с намерения: «сколько стоит», «а вы с таким работаете», «можно обсудить». В этот момент форма далеко, а интерес уже есть.

ИИ-агент записывает внутри того же разговора. Клиент спросил о цене, получил ответ, написал «давайте созвонимся» и в следующем сообщении видит конкретные окна. Ничего не нужно открывать, искать и заполнять.

Почему это важно, хорошо видно по данным о скорости ответа. Компании, которые отвечают на заявку в течение часа, примерно в семь раз чаще доводят её до разговора, чем те, кто отвечает позже (Harvard Business Review, «The Short Life of Online Sales Leads», аудит 2 241 компании). Подробнее о том, как остывает обращение, мы писали в разборе про скорость ответа на заявку. Запись в момент интереса работает по тому же принципу: встреча назначается, пока человек ещё хочет поговорить.

Кому подходит запись по расписанию Clora

Функция рассчитана на встречу один на один: один слот, один клиент. Вот где она закрывает задачу целиком.

• Консультации. Юристы, бухгалтеры, финансовые консультанты, психологи, коучи: первая встреча и есть продажа.
• Демо и созвоны в B2B. Агентства, разработчики, SaaS: клиент выбирает время демонстрации, пока сравнивает подрядчиков.
• Замер и выезд. Ремонт, окна, мебель на заказ, клининг: агент записывает на замер в рабочие часы мастера.
• Пробное занятие. Онлайн-школы, репетиторы, тренеры.
• Визит в офис или шоурум. Недвижимость, автосалоны, дорогие товары, где покупают после встречи.

Если у вас салон или клиника с несколькими мастерами и расписание уже живёт в YCLIENTS, переносить его не нужно: для этого есть онлайн-запись в YCLIENTS через ИИ-агента, где агент подбирает услугу и специалиста и записывает в ваше существующее расписание. Особенности записи пациентов разобраны отдельно в статье про чат-бот для клиники.

Не подходит запись Clora для мероприятий с местами и списком участников: вебинаров, групповых тренировок, экскурсий. Там одно время занимает много людей, а здесь один слот означает одного человека.

Как запись выглядит для клиента

Вот типичный разговор с агентом бухгалтерской компании в Telegram. Расписание: будни с 10 до 18, консультация 30 минут, ведёт главный бухгалтер. Клиент пишет в четверг вечером.

Клиент: Добрый вечер. Нужна консультация по переходу на УСН, можно созвониться?

Агент: Добрый вечер! Консультацию проводит Анна, главный бухгалтер, это 30 минут по видеосвязи. Ближайшее свободное время: завтра в 11:00 или 12:30, в понедельник в 11:00. Какое удобнее?

Клиент: Завтра утром не смогу. А после обеда?

Агент: Завтра после обеда свободно 14:00 и 16:00 по московскому времени. Записать вас на 14:00? И подскажите, пожалуйста, имя и телефон или почту, чтобы прислать приглашение.

Клиент: Да, на 14. Ирина, irina@example.ru

Агент: Готово, Ирина: вы записаны на пятницу, 16 октября, 14:00 (МСК), консультация по налогам. За час до начала пришлю напоминание. Добавить в календарь: ссылка.

Так этот разговор выглядит у владельца в разделе «Диалоги»: вся переписка сохраняется, и в любой момент можно забрать диалог у агента кнопкой «Вы».

Здесь важны три вещи, которые не видны в переписке.

Время предлагает код, а не модель. Свободные окна считает система по вашему расписанию и календарю, и агент может назвать только их. Если клиент просит занятое время, агент говорит, что оно занято, и предлагает ближайшее свободное. Если на выбранный день окон нет вообще, агент сразу называет ближайший день, где они есть, а не переспрашивает.

Часовой пояс называется явно. Расписание живёт в вашем поясе, и агент проговаривает его в подтверждении. Клиент из Новосибирска не придёт на созвон на четыре часа раньше.

Двое на одно время не попадут. Если два человека одновременно выбрали один и тот же слот, второму агент ответит, что это время только что заняли, и предложит другие варианты.

Синхронизация с календарём: агент знает, когда вы заняты

До этого обновления свободным считалось время, на которое нет записи в Clora. Созвон, назначенный по телефону, визит к врачу и еженедельная планёрка системе видны не были, и агент мог предложить клиенту час, в который вы заведомо не ответите.

Теперь к расписанию можно подключить ваш личный или рабочий календарь. Clora раз в несколько минут читает из него занятость и вычитает её из свободных окон. Читается только факт «занято с 15:00 до 16:00»: менять, добавлять или удалять события в вашем календаре мы не можем.

Подключение работает через приватную ссылку в формате iCal (.ics). Её умеют выдавать все календари, которыми пользуются в России, и это единственное, что нужно: ни пароля, ни отдельного приложения.

Синхронизация с Яндекс Календарём

В Яндекс Календаре откройте настройки, раздел «Экспорт», и скопируйте ссылку на календарь в формате iCal. Вставьте её в карточку «Синхронизация с календарём» в Clora.

Синхронизация с Google Календарём

В настройках нужного календаря найдите «Секретный адрес в формате iCal» и скопируйте его. Важен именно секретный адрес: публичный работает, только если календарь открыт всем.

Календарь Mail.ru и Outlook

В Календаре Mail.ru: настройки календаря, «Экспорт», приватная ссылка iCal. В Outlook и Microsoft 365: «Календарь», «Общий доступ», «Опубликовать», ссылка ICS. Подойдёт и ссылка, которая начинается с webcal://.

Что учитывается и что нет

• Повторяющиеся события раскрываются. Планёрка по понедельникам и средам закрывает время каждую неделю, а не один раз.
• Отменённые события и события с пометкой «свободен» время не занимают. Это ровно то, что эти пометки означают.
• Событие из календаря убирают в календаре. В Clora оно видно в сетке как «занято», но удалить его оттуда нельзя: при следующем обновлении оно вернулось бы.
• Обновление не мгновенное. Календарь перечитывается примерно раз в пять минут, и событие, добавленное минуту назад, агент может ещё не знать. На этот случай в разделе «Записи» есть кнопка ручного обновления.

Сама ссылка на календарь хранится зашифрованной: по ней можно прочитать весь календарь, поэтому наружу показывается только адрес сервиса.

Записи Clora в вашем календаре

Синхронизация работает и в обратную сторону. В той же карточке есть ссылка-подписка «Записи Clora в ваш календарь»: добавьте её в Яндекс, Google или Apple Календарь как календарь по ссылке, и все записи, которые сделал агент, появятся рядом с вашими встречами. Отменённые записи исчезают из подписки сами, при следующем обновлении календаря.

В записях есть имена и телефоны клиентов, поэтому ссылку не стоит пересылать. Если она всё же ушла не туда, её можно перевыпустить одной кнопкой: старая перестанет работать сразу.

Подтверждение, напоминание, перенос и отмена

Записанная встреча, о которой забыли, ничем не лучше незаписанной. Поэтому после записи система ведёт встречу до конца сама.

Сразу после записи. Клиент получает подтверждение со ссылкой «Добавить в календарь». Если он оставил почту, туда же уходит письмо с приглашением. Вам приходит уведомление в кабинет и письмо с контактами клиента и ссылкой на переписку.

Напоминание клиенту о записи. За час до начала клиенту приходит сообщение в тот же канал, где он записывался, и на почту: «Напоминаю: через час консультация, в 14:00. Если планы изменились, просто напишите здесь, подберём другое время». Вам тоже приходит напоминание.

Перенос. В разделе «Записи» откройте запись кнопкой «Изменить» и поставьте новое время. С галочкой «Сообщить клиенту о переносе» клиент получит сообщение и новое приглашение, а напоминание сработает заново уже под новое время.

Отмена. При отмене можно указать причину, и её увидит клиент: пишите её для него, а не для себя. Событие в календаре клиента отменится, если приглашение пришло ему на почту. Если вы договорились об отмене голосом, галочку «Сообщить клиенту» можно снять.

Раздел «Записи»: календарь недели и ручные записи

Все записи живут в отдельном разделе кабинета «Записи». Там два вида: сетка недели в вашем часовом поясе и список, где видно, кто записан и с чем ему звонить.

• Запись вручную. Кнопка «Записать» или выделение промежутка мышью прямо в сетке: для встречи, о которой договорились по телефону или лично. Ручная запись не ограничена рабочими часами: если вы решили созвониться в субботу, ставьте субботу.
• Занятое время. Обед, личные дела, встреча вне календаря: выделите интервал в сетке, отметьте его как занятый с необязательной подписью, и агент не станет его предлагать.
• Статусы. Запись можно отметить как состоявшуюся или отменённую.

На главной странице кабинета у аккаунта с онлайн-записью появляются свои цифры: записи за сегодня, доля разговоров, которые закончились записью, и число предстоящих встреч. А в карточке заявки видно, записан ли человек и на когда: менеджер не позвонит тому, кто уже ждёт созвона.

Как включить автоматическую запись

Настройка занимает несколько минут, пошаговая инструкция с полями и подсказками есть в документации по онлайн-записи. Коротко:

1. Откройте «Интеграции», вкладку «Заявки и CRM», карточку «Онлайн-запись на созвон» и нажмите «Включить». Если вы ещё проходите первичную настройку, тот же вопрос задаётся на шаге «Системы»: «Онлайн-запись», источник времени «Расписание в Clora».
2. Назовите встречу так, как её увидит клиент («Консультация по налогам», «Замер окон»), и укажите, кто её проводит.
3. Задайте длительность, рабочие дни и часы, часовой пояс, на сколько дней вперёд предлагать время и за сколько часов до начала закрывать запись.
4. Подключите свой календарь по приватной ссылке iCal. Это необязательно, но без него агент не знает о встречах, назначенных мимо Clora.
5. Нажмите «Сохранить» и проверьте строку «Агент предложит»: там те же окна, которые увидит клиент. Если окон нет, карточка скажет об этом прямо: значит, в настройках что-то не сходится, например окно приёма короче одной встречи.

Два условия, о которых лучше знать заранее.

Заявки должны вестись в Clora CRM. Если заявки уходят в Битрикс24, amoCRM или на ваш вебхук, запись по расписанию Clora не работает, и карточка прямо об этом скажет и предложит переключиться. Встроенная Clora CRM при этом не мешает: в ней видно и заявку, и запись одного и того же человека.

Тариф. Онлайн-запись входит в тарифы Clora и Clora Pro. В стартовом пакете открыты все функции, поэтому попробовать запись можно сразу после регистрации. Актуальные условия на странице тарифов.

Чего запись в Clora не делает

Честно о границах, чтобы не было сюрпризов на первой неделе.

• Не ведёт групповые события. Вебинар на сорок мест пока заводится позицией каталога, а не расписанием.
• Не редактирует ваш календарь. Занятость читается, записи приходят в календарь подпиской. Создать событие в вашем Google Календаре напрямую агент не может.
• Не знает о событии мгновенно. Между добавлением встречи в календарь и тем, что её увидит агент, проходит до нескольких минут.
• Не заменяет систему записи салона. Несколько мастеров, услуги с разной длительностью, абонементы: это задача YCLIENTS, и с ним агент работает через отдельную интеграцию.

FAQ

Чем автоматическая запись через ИИ-агента отличается от виджета онлайн-записи?

Виджет ждёт, пока человек сам найдёт кнопку и заполнит форму. Агент записывает в том же разговоре, где клиент задал вопрос: сам предлагает окна, уточняет контакт и присылает подтверждение. Плюс он отвечает на вопросы о цене и условиях до записи, а форма этого не умеет.

Можно ли синхронизировать запись с Яндекс Календарём и Google Календарём?

Да, в обе стороны. Ваша занятость из Яндекс, Google, Mail.ru или Outlook календаря подключается по приватной ссылке iCal, и агент не предлагает это время. Записи Clora попадают в ваш календарь через ссылку-подписку.

Что будет, если клиент попросит занятое время?

Агент ответит, что это время занято, и предложит ближайшие свободные окна. Записать на время, которого нет в расписании, он не может: окна считает код, а не модель.

Клиент получит напоминание о записи?

Да, за час до начала: в тот же мессенджер или чат, где он записывался, и на почту, если он её оставил. Вам напоминание тоже приходит.

Нужен ли для записи YCLIENTS?

Нет. Расписание можно вести прямо в Clora. YCLIENTS нужен, если он у вас уже есть и в нём живёт расписание нескольких мастеров: тогда агент записывает туда.

Сколько стоит онлайн-запись?

Она входит в тарифы Clora и Clora Pro, отдельно не оплачивается. В стартовом пакете доступна бесплатно. Цены на странице тарифов.

Коротко: главное

1. Автоматическая запись клиентов в Clora происходит прямо в переписке: агент предлагает свободные окна, записывает и присылает ссылку «Добавить в календарь».

2. Внешняя система записи больше не обязательна: расписание задаётся в Clora, а занятость подтягивается из Яндекс, Google, Mail.ru или Outlook календаря по приватной ссылке iCal.

3. Записи Clora приходят в ваш календарь подпиской, отменённые исчезают сами.

4. Клиент получает подтверждение и напоминание за час, а о переносе и отмене узнаёт из того же канала и из письма.

5. Включается в «Интеграциях», вкладка «Заявки и CRM», карточка «Онлайн-запись на созвон»; работает при заявках в Clora CRM на тарифах Clora и Clora Pro.